Qué es un ERP y cómo son los sistemas de última generación

El acrónimo ERP significa Enterprise Resource Planning, en español “planificación de recursos empresariales”, y se refiere a aquellos sistemas informáticos de gestión y planificación capaces de integrar todos los procesos empresariales de una negocio: administración, contabilidad, adquisición de recursos, producción, logística, compras, ventas, etc.

Qué es un ERP

En relación con los ERP, no debemos hablar de software sino de sistemas.

Un ERP es un conjunto de programas informáticos integrados entre sí, llamados módulos, cada uno con funciones específicas.

Estos sistemas están diseñados para ser, al mismo tiempo, la columna vertebral de los flujos de información de las empresas y una potente herramienta de planificación que, si está bien configurada, es capaz de aumentar la productividad, mejorar la coordinación, optimizar el suministro de materiales y las fases de producción.

Cómo funciona un ERP

El principio fundamental de los sistemas ERP es la gestión centralizada de datos de múltiples departamentos y actividades comerciales. Esto elimina el problema de la duplicación y el desajuste de los datos y la empresa puede contar con una base de datos única y completa, capaz de actualizarse en tiempo real cada vez que un usuario de cualquier departamento y nivel jerárquico realiza una operación dentro del sistema.

En general, un sistema ERP se compone de suite, módulos y funciones:

  • La suite es la estructura global del ERP: el sistema de información compuesto por los módulos seleccionados y configurados según las necesidades específicas de la empresa.
  • Los módulos son las diferentes aplicaciones de software que gestionan un proceso de negocio específico: contabilidad, producción, almacén, compras, ventas, etc.
  • Las funciones del ERP son las operaciones individuales que los usuarios pueden realizar dentro de cada módulo y corresponden a las diferentes actividades que debe realizar cada departamento de la empresa.

La nueva generación de sistemas ERP

Si bien en el pasado los ERP se centraban principalmente en las actividades administrativas y logísticas de la empresa, hoy en día han integrado nuevas funciones como la gestión integrada de las relaciones con los clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministros (SCM), la gestión de los recursos humanos (HCM) y se basan en algoritmos capaces de vincular los pedidos de los clientes con la capacidad de producción de los departamentos, a fin de planificar la adquisición de materiales y organizar la producción con una precisión cada vez mayor, reduciendo el desperdicio y los errores.

Además, el uso de códigos de barras y otras tecnologías relacionadas con el Internet de las cosas ha hecho que la planificación de los recursos empresariales sea aún más eficiente en lo que respecta a la gestión de los almacenes y el seguimiento de las materias primas y las mercancías.

Hoy en día, los sistemas ERP también abarcan el ámbito de la inteligencia empresarial, ya que ofrecen capacidades de presentación de informes cada vez más avanzadas, como el análisis de datos multidimensionales y la creación de informes personalizados actualizados en tiempo real.

Por último, los ERP de nueva generación, aprovechando las posibilidades que ofrecen las herramientas basadas en la web y la lógica de la nube, permiten comunicarse en tiempo real con sujetos ajenos a la empresa, pero que forman parte de la cadena productiva y comercial, como proveedores, subcontratistas, agentes y minoristas. Consideran la empresa como un sistema abierto y permiten o aplican modelos de gestión empresarial cada vez más inteligentes, basados en la colaboración, la flexibilidad y la producción ajustada.

¿Por qué las empresas deben contar con un ERP?

En el escenario actual, una empresa debe ser eficiente y minimizar los errores para mantener niveles adecuados de competitividad en el mercado: el propósito principal de los sistemas ERP es apoyar este desafío relacionado con la optimización.

Un sistema ERP, de hecho, permite:

  • aligerar y hacer más eficiente la estructura y los procesos de gestión
  • Lograr una mejor capacidad de toma de decisiones y de planificación mediante el acceso inmediato a toda la información y la posibilidad de consultar y procesar fácilmente los datos de la empresa
  • trabajar con una única base de datos, incluso en el caso de empresas multinacionales o empresas con varias ubicaciones
  • mejorar la eficiencia del flujo de actividades reduciendo al mínimo el número de operaciones necesarias para cada tarea y normalizando su duración
  • mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos productivos reduciendo los errores y el desperdicio
  • reducir los costes relacionados con la adquisición de material y la logística
  • mejorar la asignación de recursos humanos y evaluar el personal sobre la base de resultados específicos y medibles

La implementación de un ERP es ahora esencial para cualquier gran empresa que quiera ser competitiva y desarrollar su negocio adecuadamente.

Además, la flexibilidad de la estructura modular y la nube han conseguidor reducir los costes, permitiendo incluso a las pequeñas y medianas empresas acercarse al mundo de los ERP y beneficiarse de las ventajas que estas poderosas herramientas ofrecen incluso a los negocios más pequeños.

Preguntas y respuestas breves sobre ERP

¿Qué significan las siglas ERP?

Las siglas ERP son un acrónimo de Enterprise Resource Planning, en español, planificación de recursos empresariales.

¿Cuál es la definición de ERP?

Software que, a través de varios módulos conectados a una única base de datos, gestiona las diferentes áreas de una empresa automatizando sus procesos.

¿Para qué sirve un ERP?

Un ERP sirve para unificar la gestión de la empresa, vinculando la información generada en todos los departamentos y haciendo más eficientes los procesos internos.

¿Un ERP es útil para una Pyme?

Un ERP, al ser un sistema modular y escalable, puede ser utilizado para gestionar solo las áreas de interés de una pequeña o mediana empresa.

Referencias

Softwarepara.net: Qué es un ERP

Wikipedia: Sistema de planificación de recursos empresariales

RAE: Software