6 Funciones de un ERP esenciales para gestionar con éxito tu empresa

La tecnología al servicio de las organizaciones ofrece soluciones de primer nivel para aumentar la productividad. Una de ellas, imprescindible para la gestión empresarial, es el ERP.

Las funciones de un ERP permiten canalizar todas las operaciones involucradas en el negocio, centralizando la información y la operativa.

Si bien el ERP no solucionará mágicamente todos los problemas, optimizará los procesos de  gestión estratégica y la productividad. El tipo y tamaño del negocio, el sistema de trabajo y de gestión, los procesos internos, serán los que marquen qué funcionalidades se requieren y cómo se comprondrá el ERP  más conveniente.  

La digitalización tiene como meta mejorar la competitividad y la toma de decisiones. El mercado ofrece diversas opciones que prometen buenos resultados. Por eso, en el momento de decidir, es imprescindible conocer detalladamente el funcionamiento del negocio. Este conocimiento será el que determine las  opciones de funciones de un ERP.

Tipos de funciones de un ERP

Existen dos tipos de funciones de un ERP:

  • Funciones esenciales o básicas: son módulos genéricos válidos para todo tipo de negocio.
  • Funciones específicas y especializadas: orientadas a sectores con unas necesidades muy concretas. Forman parte de los denominados ERP’s verticales (Ver: Tipos de ERP).

Los ERP son escalables, es decir, que la empresa puede comenzar con las funciones básicas e integrar otras a medida que se requiera.

Funciones de un ERP consideradas básicas

Las funciones de un ERP se estructuran en módulos. Cada módulo se aplica a un área o actividad de la organización. En realidad, estos módulos atraviesan la totalidad de la empresa, porque se vinculan entre sí  e impactan sobre todos los procesos de la organización. Los datos se ingresan una sola vez a la base y luego el software los emplea en el módulo del ERP que sea necesario.

La mayor parte de los ERP integran ciertas funcionalidades básicas. Veamos las funciones de un ERP que son imprescindibles para mejorar la gestión.

1. Función Financiera – Contable

La contabilidad y las finanzas siempre son un punto muy sensible en la administración de una empresa. El trabajo preciso y exhaustivo asegura los buenos resultados. ¿Cuáles son las ventajas de disponer de la función contable de un ERP?:

  • Toda la gestión se automatiza y se opera a través de una sola plataforma. Estas automatizaciones minimizan el margen de error.
  • Los cierres contables mensuales y anuales se agilizan. Además, se hace posible acceder a datos estadísticos para preparar presupuestos, elaborar informes, nóminas e impuestos. Las operaciones financieras de la empresa se controlan en tiempo real.
  • Genera balances y elabora automáticamente el libro de IVA e IGIC.

2. Función de Facturación

La factura es la base de la Contabilidad. La facturación es tarea delicada que requiere atención y precisión. Dentro de las funciones de un ERP, la facturación simplifica la gestión:

  • Controla el envío y a recepción de facturas.
  • Gestiona los  cobros y los pagos.
  • Automatiza la emisión de recibos.
  • Se vincula con la gestión contable, economizando tiempo y disminuyendo márgenes de error.
  • Emite informes personales de clientes y de proveedores.

3. Función de Compras y Ventas

Esta función gestiona toda la operativa tanto de las compras como de las ventas. ¿De qué se ocupa?:

  • Controla el aprovisionamiento de materias primas y de artículos.
  • Se ocupa de las solicitudes de presupuestos y de las órdenes de compra.
  • Realiza el seguimiento de las adquisiciones.
  • Prepara presupuestos, albaranes, pedidos pendientes, cierre de ventas.
  • Archiva los  registros para reutilizarlos sin necesidad de rehacerlos.

4. Función de Inventario y de Almacenes

La gestión de inventario es clave para la planificación de los recursos empresariales y del proceso comercial. El exhaustivo control de los niveles de stock asegura la rentabilidad.  Conocer en tiempo real qué hay y qué falta es fundamental para el funcionamiento del negocio.

El módulo de gestión de inventario sostiene la fluidez de la cadena de recepción, almacenamiento y salida de existencias.

¿Qué prestaciones ofrece esta función de un ERP?

  • Recepción de pedidos y mercaderías, que incluye la gestión de incidencias con proveedores.
  • Almacenaje y balances de stock.
  • Control de existencias en inventario.
  • Movimiento entre zonas.
  • Automatización de la gestión de pedidos.
  • Impresión de códigos de barras.
  • Rastreo de las existencias salidas del almacén.
  • Analítica de las ventas para la toma de decisiones.

5. Función de Proyectos

Las empresas que trabajan en base a proyectos, se caracterizan por la diversidad de tareas. Y todos, gestor y empleados, se enfrentan a grandes retos. Proveedores, materiales, empleados, todo debe estar perfectamente coordinado para que los recursos rindan al máximo. Si hay desajustes en un área, todo el proyecto se retrasa con consecuencias económicas y de satisfacción del cliente que afectan a la empresa.

La función para la gestión de proyectos de un ERP se ocupa de estas coordinaciones. ¿Qué permite esta función?

  • Seguimiento exhaustivo de los proyectos de principio a fin.
  • Control de presupuestos y estimaciones de costes de trabajo y de procesos.
  • Análisis de estado de avance en cada etapa y rentabilidad estimada.
  • Administración de recursos.
  • Gestión documental, planificación de la producción, logística, albaranes.

6. Función de Recursos Humanos

La gestión del personal de una organización es clave para el éxito. No hay duda que la selección de los empleados es un factor primordial. Pero de nada vale tener los mejores trabajadores si no se los gestiona de forma adecuada.

La gestión eficaz de trabajadores de una empresa es todo un reto. Pero con un módulo del ERP para Recursos Humanos, la tarea se simplifica y se logra mayor eficiencia.

¿De qué se ocupa esta función de un ERP? Atiende todo lo que se relaciona con el personal:

  • Registro de ausencias, bajas y horas trabajadas.
  • Gestión de nóminas y de salarios.
  • Asignación de vacaciones
  • Solicitudes especiales del personal
  • Procesos de selección para puestos vacantes
  • Evaluaciones de desempeño
  • Planificación de ascensos

Conclusión

La integración de funciones de un ERP permite pagar solo por lo que la empresa utiliza. Hemos presentado las funcionalidades más comunes y generales, pero debes saber que en el mercado encontrarás otras que pueden adaptarse a las necesidades de tu negocio.