ERP en la nube: análisis, características y comparativa

Un ERP en la nube proporciona una gestión más eficiente y simplificada de las principales funciones de cualquier negocio. Hasta ahora la mayoría de las empresas, se mostraban reacias a la digitalización de sus procesos debido a los altos costes y a la complejidad de los sistemas de planificación de recursos empresariales tradicionales instalados en local. La nube, sin embargo, responde a las necesidades de todo tipo de compañías a través de herramientas que optimizan los flujos de trabajo.

Conocemos las dificultades a las que se enfrenta cualquier futuro usuario para seleccionar el mejor ERP alojado en la nube. Nuestra experiencia como asesores nos ha permitido probar todo tipo de programas, por eso, hemos creído conveniente crear esta guía con toda la información necesaria para llevar a cabo una búsqueda con éxito.

ERP en la nube frente a una instalación en local

La nube, según Wikipedia, es la disponibilidad de recursos que se ofrecen por medio de una red, por lo tanto:

Un ERP en la nube es una solución de planificación de recursos empresariales que utiliza el modelo de software como servicio (SaaS), en el que el proveedor proporciona acceso al sistema a través de la web.

Cuando una empresa compra una licencia de software e integra el producto en su ecosistema informático estamos ante un ERP instalado en local. De esta manera, la organización absorbe los costes de servicio y mantenimiento de la infraestructura interna y adquiere elementos y funcionalidades adicionales según sea necesario.

Las ventajas de un ERP en la nube sobre los sistemas instalados en local vienen determinadas por los factores que desarrollamos en la tabla comparativa:

ERP alojado en la nubeERP instalado en local
Se aloja en las instalaciones del proveedorSe instala en los propios servidores de la empresa
Se abona una cuota mensualSe abona una licencia en pago único
El soporte técnico está incluidoPara obtener soporte hay que pagar un extra
Las actualizaciones del sistema están incluidasCualquier actualización requiere un pago adicional
Se pueden ampliar fácilmente funcionesNo se pueden añadir nuevos módulos
No es necesario planificar la implantaciónLa implantación es compleja y costosa

4 Beneficios del ERP en la nube

Los beneficios de integrar un ERP alojado en la nube en la operativa diaria de un negocio son muchos, pero en resumen, y para que compruebes el potencial de un sistema de planificación de recursos empresariales, destacamos los 4 siguientes:

  • Ahorro de tiempo, recursos y dinero
  • Mejora de la productividad y eficiencia de los procesos
  • Trabajo en Movilidad
  • Información en tiempo real

1. Ahorro de costes

La disminución de los costes se produce al centralizar la gestión informática en un único programa, que además no va requerir de instalación en servidores ni habrá que destinar recursos al mantenimiento.

2. Productividad y eficiencia de los procesos

Automatizar los procesos del negocio evita las tareas repetitivas y la duplicidad de registros, disminuyendo la carga de trabajo del empleado para que se pueda centrar en actividades que aporten más valor a la empresa.

3. Movilidad del empleado

Hoy en día la oficina no se limita al espacio físico habitual en el que desarrollamos nuestras actividades. El trabajo en movilidad permite, entre otras cosas, el teletrabajo. Pero para poder operar necesitamos herramientas que operen conectadas a Internet.

4. Información actualizada en tiempo real

Con un ERP en la nube no hay pérdida de información entre departamentos: los movimientos en el almacén, las operaciones comerciales o las entradas de documentos se reflejan en tiempo real en el sistema.

Uso de sistemas ERP y servicios en la nube en España

La última “Encuesta sobre el uso de las TIC y Comercio Electrónico en las empresas españolas” realizada por el INE nos muestra la tasa de penetración actual del software ERP y de otros servicios en la nube enfocados en el ámbito empresarial. Los resultados principales son:

  • El 45,44% de las empresas con 10 o más empleados utilizan soluciones ERP. En aquellas con menos de 10 empleados el porcentaje baja a un 8,04%.
  • Por comunidades autónomas Cataluña, País Vasco y Aragón lideran la adopción de herramientas ERP. En el otro lado, con porcentajes por debajo de la media, se sitúan Extremadura y Ceuta.
  • Con respecto al uso por sectores tenemos en primer lugar al sector TIC, le siguen la Industria, sector Servicios y Construcción.
  • Otras soluciones en la nube que experimentan una gran acogida son las aplicaciones financieras (37,93%) y de gestión de clientes (36%)

Módulos de un ERP alojado en la nube

En el artículo “Qué es un ERP” comentamos la estructura de un sistema de planificación de recursos empresariales.

El ERP es una suite compuesta por aplicaciones denominadas módulos que se encargan de la gestión de un proceso determinado

Estos son los módulos habituales de un ERP en la nube y sus características:

  • Registro de proveedores
  • Adquisición de mercaderías
  • Facturas de compra
  • Gestión de gastos
  • Almacenamiento de documentación
  • Notificación de importes pendientes

  • Catálogo de productos
  • Firma digital
  • Envío de presupuestos
  • Recepción de pedidos
  • Notificación a almacén
  • Envío de facturas
  • Recepción de mercancía
  • Entrada de pedidos
  • Generación de inventario
  • Control de stock
  • Vinculación producto – proveedor
  • Devoluciones de compra y venta
  • Envío y trazabilidad
  • Base de datos de clientes
  • Grabación de interacciones
  • Campañas de marketing
  • Segmentación de usuarios
  • Envío de boletines
  • Prospección por zonas
  • Lista de empleados
  • Documentación de trabajadores
  • Comunicación telemática con AAPP
  • Creación y pago de nóminas
  • Planificación de turnos
  • Petición de permisos y vacaciones
  • Registro de facturación
  • Gestión de cobros
  • Control de pagos
  • Contabilización de operaciones
  • Ficheros de impuestos
  • Presentación de libros oficiales
  • Estado financiero de la empresa
  • Análisis de resultados
  • Distribución de gastos
  • Informes de rendimiento
  • Cumplimiento de KPI’s
  • Proyecciones a futuro

Funciones claves del ERP en la nube

Funciones de un ERP en la nube

Un sistema ERP alojado en la nube obtiene el máximo rendimiento de los recursos disponibles a través de una planificación más efectiva. Su funcionamiento se basa en tres tipos de funciones: financieras, de producto o servicio y de gestión de contactos.

Las funciones completan la estructura del sistema ERP: Suite > Módulos > Funciones

Funciones financieras

Las primeras soluciones ERP que aparecieron en el mercado se dedicaban casi en exclusiva a la contabilidad. Aunque, con el paso del tiempo las opciones y módulos se han ampliado, la gestión financiera es el eje sobre el que continúa girando cualquier sistema de recursos empresariales. Engloba las actividades administrativas, contables y fiscales. Además, permite el análisis en profundidad de los datos que recopila.

Funciones de producto o servicio

Hacen referencia a las tareas de back office de la empresa. Por un lado, las relativas al control de almacén: desde el aprovisionamiento del stock hasta la administración del inventario. Por otro lado, abarca todo el ciclo de venta del producto o servicio: desde la realización de un pedido hasta el seguimiento del envío.

Funciones de gestión de contactos

Constituyen el front office del negocio todas aquellas interacciones que se producen con clientes y proveedores y que se gestionan desde el módulo CRM. Esta base de datos nos permite registrar contactos y segmentarlos para llevar a cabo cualquier acción de marketing o facilitar la labor comercial. El éxito de una empresa se debe, en parte, a los lazos que establezca con sus usuarios. Por ese motivo, utilizar un ERP para realizar un seguimiento de las acciones y promover las relaciones es un factor diferencial frente a la competencia.

Cómo elegir el ERP en la nube adecuado para mi empresa

Cada negocio es diferente y tiene unos requerimientos específicos que se deben analizar previamente. Los factores decisivos a considerar al elegir un ERP en la nube son:

  • Presupuesto con el que contamos. El software en la nube supone un ahorro de costes considerable. El motivo principal radica en el criterio de pago por uso: se paga sólo por lo que se necesita. No obstante, conviene valorar el impacto que tendrá en las cuentas anuales y estar al tanto de los posibles cargos ocultos.
  • Necesidades del negocio. Realizar, antes de seleccionar el ERP, una evaluación profunda de los requerimientos de la empresa es esencial. Debes elegir un sistema ajustado a tus demandas, sin características o módulos innecesarios para tu actividad diaria.
  • Facilidad de uso. Hasta hace no mucho lo habitual era recibir formación para aprender a utilizar un programa empresarial. Una de las revoluciones traídas por la Nube es la facilidad de uso del software basado en su entorno. Aún así, las diferentes programaciones y diseños influyen en el proceso de adaptabilidad. Elige un sistema fácil e intuitivo.  
  • Compatibilidad con los procesos internos. Basta con solicitar una Demo para verificar la calidad del producto y si se adapta a nuestros flujos de trabajo. Si es así, en cuestión de días tendremos todo configurado. No perderás tiempo y dinero en adecuarlo a las características específicas de tu empresa.

Cuáles son los mejores sistemas ERP en la nube

Los 5 mejores ERP’s en la nube disponibles actualmente en el mercado son los siguientes:

  1. Macroges, por su gestión todo en uno
  2. Clickgest, por ser una buena solución para Pymes
  3. eV4, por ser multisectorial
  4. Zimasoft, por la integración online
  5. GextorNext, por su facilidad de uso

No se puede afirmar cuál de ellos es el mejor ERP en la nube. Cada uno está orientado a un sector diferente o tiene unas características que favorecen a una determinada tipología de empresa.

ERP en la NubeSectoresUsuariosAppPrecios
MacrogesComercio y Hostelería3 (Plan básico)AndroidDesde 5,95€/mes
ClickgestPymes1 (Plan Lite)Desde 12€/mes
eV4Salud, inmobiliarias y transporte2 (Start Up)AndroidDesde 20€/mes
ZimasoftTodos los sectores3 (Plan básico)Desde 25€/mes
GextorNextPymes y autónomos1 (Tarifa básica)Desde 4,95€/mes

Cargos por la contratación de un ERP en la nube

Al elegir el ERP en la nube es necesario contemplar no solo la cuota mensual de la tarifa seleccionada, también hay otros conceptos que conllevan cargos adicionales:

  1. Importe del desembolso inicial

Comprende aquellos cargos relacionados con la puesta en marcha del sistema.

Para conocer el importe a desembolsar es necesario saber si la compañía presenta particularidades que requieran la intervención de los profesionales del sector en cualquiera de estas acciones:

  • Implantación del sistema: se aplica cuando por el volumen de negocio de una compañía, especialmente si tiene varias sedes, se necesita la instalación de software en el servidor de la empresa.
  • Personalizaciones para adaptar la solución: facturable en el momento que se requieran funcionalidades concretas no ofrecidas en la herramienta que se comercializa.
  • Formación a los empleados: realizada generalmente por el proveedor o consultor en procesos complejos con implantación y personalizaciones.

  1. Cuotas que se abonan mensualmente

Son los importes a abonar de forma recurrente. La cuantía dependerá de la tarifa contratada en función del número de usuarios que vayan a hacer uso de la aplicación y módulos necesarios.

  1. Cargos por servicios adicionales contratados

Tanto el soporte como las actualizaciones se incluyen dentro de cualquier tarifa de un ERP en la nube. Algunos proveedores ofrecen opcionalmente módulos adicionales o integraciones con aplicaciones de terceros sin necesidad de cambiar de plan de precios.

En ocasiones, el soporte solo se realiza por correo y se cobra un extra en concepto de atención telefónica prioritaria.